Hướng dẫn cách viết lá thư bằng tiếng anh chi tiết

Bạn chuẩn bị viết một lá thư bằng tiếng anh để xin việc hay xin học bổng du học,... Bạn muốn biết cách viết lá thư bằng tiếng anh cụ thể, chi tiết. Ở bài viết dưới đây, Toeic123 sẽ chia sẻ đến bạn những thông tin quan trọng cần có của một lá thứ. Đồng thời là gợi ý cách viết với bố cục 3 phần mở, thân và kết lại.

 

1. 6 phần nhỏ tối thiểu cần có trong cách viết lá thư bằng tiếng anh

Trong một lá thư hoàn chỉnh, cần tối thiểu phải có 6 phần dưới đây. Dù đó là tiếng anh hay tiếng việt, đối tượng người gửi là ai, trang trọng hay không trang trọng.

• Phần chào hỏi: Greeting. Người Việt có câu “lời chào cao hơn mâm cỗ”; viết thư trong tiếng anh cũng thế, trước khi viết những nội dung chính của lá thư, bạn cần phải chào hỏi trước.

• Phần hỏi thăm: Opening comment. Đây là phần hỏi thăm đối tượng, chủ yếu là hỏi thăm về vấn đề sức khỏe hoặc là tình hình của công ty,...

• Phần giới thiệu, lý do viết thư: Introduction. Trước khi tới nội dung chính của lá thứ, bạn cần giới thiệu bạn và nêu ra được lý do của lá thư bạn viết.

• Phần nội dung chính của lá thư: Main Content. Đây là phần quan trọng và chiếm phần nhiều trong một lá thư. Tuy nhiên khi viết bạn cũng không nên trình bày quá dài, phô diễn ngôn từ tiếng anh của bạn mà cần phải trình bày ngắn gọn.

• Phần kết lại: Concluding sentences. Phần này, bạn nhắn gửi sự mong đợi, lời cảm ơn, hay kết lại nội dung bạn trình bày trong thư...

• Phần ký tên: Signing off. Phần này, là cảm ơn cuối cùng và chữ ký của bạn. 

 

6 phần nhỏ tối thiểu cần có trong cách viết lá thư bằng tiếng anh.

 

Như vậy, bạn đã nắm được 6 phần tối thiểu cần có trong một lá thư. Bước tiếp theo, bạn cần triển khai nó thành một bài tiếng anh có bố cục 3 phần chính. Đó là mở đầu lá thư, phần thân lá thư và phần kết.

 

2. Cách viết lá thư bằng tiếng anh - Phần mở đầu:

Trong phần mở đầu này sẽ là lời chào cũng như hỏi thăm đối tượng.

Một số câu chào hỏi:

Chào hỏi trang trọng bạn dùng cấu trúc: Dear + Title + Surname (Gửi + danh xưng người đó + họ của người đó)

• Ví dụ: Dear Mr. Chu, Dear Mrs. Nguyen, Dear Ms. Tran,...

 

Chào hỏi trang trọng nhưng chưa biết tên, hay gửi nhiều người.

• Ví dụ: Dear Sir/Madam, To Whom It May Concern, Ladies and Gentleman,...

 

Đối tượng là người thân thiết, bạn dùng First Name.

• Ví dụ: Hello Man, Hey Luong, Dear Tham, Hi Anna,...

 

Phần mở đầu lá thư sẽ là câu chào hỏi và lời hỏi thăm.

 

Một số câu hỏi thăm:

Hỏi thăm sức khỏe đối tượng một các trang trọng, lịch thiệp:

• Ví dụ: I hope you are doing well. (Hy vọng bạn vẫn khỏe)

• Ví dụ: I hope you have a nice weekend (Hy vọng bạn có một kỳ nghỉ cuối tuần vui vẻ.) 

 

Hỏi thăm sức khỏe đối tượng là một người thân thiết với mình.

• Ví dụ: How are you, How are things, How are you doing, How have you been (Bạn khỏe không, dạo này bạn thế nào rồi)

 

Trường hợp đây là thư hồi đáp, thay vì hỏi thăm bạn sẽ gửi lời cảm ơn

• Ví dụ: Thank you for contacting XYZ Firm (Cảm ơn vì đã liên lạc tới công ty XYZ)

• Ví dụ: Thank you for your prompt reply/ Thank for getting back to me (Cảm ơn vì đã hồi đáp)

 

3. Cách viết lá thư bằng tiếng anh - Phần thân/body:

Đây là phần chính của một lá thư, gồm giới thiệu lý do viết thư và nội dung chính bạn cần trình bày. Tuy nhiên, bạn cần ngắn gọn, không dài dòng phô trương.

 

Câu trình bày lý do:

Cấu trúc phổ biến thường dùng là “I’m writing to….”. Tuy nhiên với thư trang trọng thì bạn không nên viết tắt như thế mà cần trình bày là “I am writing to…”.

• Ví dụ: I am writing to reference to … (Tôi viết thư để tham khảo….).

• Ví dụ: I am writing to enquire about…(Tôi viết thư để yêu cầu….).

• Ví dụ: I am writing to check … (Tôi viết thư này để kiểm tra… ).

 

Ngoài cấu trúc trên, bạn cũng có thể đa dạng cách viết bằng việc dùng “I would like to…”. Trường hợp không cần trang trọng, bạn có thể dùng “I just want to…”.

 

Cách viết lá thư bằng tiếng anh - Phần thân/body.

 

Một số câu trình bày cho phần nội dung chính lá thư:

Câu trình bày vấn đề có phần tế nhị một chút:

• Ví dụ: We regret to inform you… (Chúng tôi rất tiếc phải thông báo với anh/chị rằng…)

• Ví dụ: It is with great sadness that we… (Vô cùng thương tiếc báo tin…)

 

Câu thông báo tin tốt:

• Ví dụ: I am pleased to announce that… (Tôi rất vui khi được thông báo rằng…)

• Ví dụ: We are delighted to inform you that…(Chúng tôi rất vui khi báo với bạn rằng…)

 

Câu dùng để trình bày những vấn đề đã trao đổi trong lá thư trước đó:

• Ví dụ: As you started in your letter… (Như khi bạn bắt đầu trong thư,…)

• Ví dụ: Regarding…/ With regards to…/ Concerning… (Về vấn đề…/ Liên quan với…/ Liên quan đến…)

 

Ngoài ra, bạn cũng có thể một số mẫu câu lịch sự dưới đây để hỏi về vấn đề nào đó:

• Ví dụ: I would be grateful if … (Tôi sẽ biết ơn nếu…)

• Ví dụ: I would particularly like to know … (Tôi đặc biệt muốn biết…)

• Ví dụ: Could you please …? Could you tell me something about …? (Bạn có thể nào vui lòng… / Bạn có thể nào cho tôi biết về…)

 

4. Cách viết lá thư bằng tiếng anh - Phần kết:

Câu kết thúc email:

• Ví dụ: Let me know if you need anymore information (Hãy cho tôi biết nếu anh cần thêm thông tin nhé).

• Ví dụ: Hope you get back to me as soon as possible (Hy vọng bạn trả lời email sớm nhất có thể).

• Ví dụ: I look forward to hearing from you soon (Tôi rất mong sớm nghe tin từ bạn).

 

Phần bạn ký tên và những câu đi kèm:

• Ví dụ trường hợp trang trọng: Best regards, Warm regards, Yours faithfully, Yours sincerely,..

• Ví dụ trường hợp không cần trang trọng: Best, Best wishes, Regards,..

 

Cách viết phần kết của một lá thư bằng tiếng anh.

 

Trên đây là những chia sẻ của Toeic123 về cách viết lá thư bằng tiếng anh. Hy vọng bạn nắm được cấu trúc cơ bản của một lá thư. Đồng thời là có cho mình một số câu tiếng anh để sử dụng trong lá thư.